FAQ

Campusmanagementsysteme oder auch Hochschulinformationssysteme genannt, sind IT-Systeme, die der Abbildung von Prozessen im Bereich des studentischen Lebenszyklus und weiteren Aufgabenfelder wie die der Hochschulverwaltung (z. B. Studierenden- und Prüfungssekretariat) dienen.

Der Student-Life-Cycle bildet den gesamten Lebenszyklus der Studierenden an einer Hochschule ab. Dieser umfasst alle (Verwaltungs-)Prozesse von der Bewerbung bis zum Verlassen der Hochschule, um einen reibungslosen Verlauf des Studiums zu gewährleisten.

Ein/e Key-User:in ist ein/e Anwender:in, der/die sich in seinem/ihrem Bereich auf die eingesetzte Software und die damit verbundenen Prozesse und Workflows spezialisiert. Ein/e Key-User:in vertritt die fachlichen Interessen des Fachbereiches. Er/sie fungiert zudem als Ansprechpartner:in für die Kolleg:innen in der eigenen Abteilung. Der/die Key-User:in in ist aus der Fachabteilung der Single-Point of Contact zur IT. Des Weiteren kann ein/e Key-User eigenverantwortlich erforderliche Schulungen für seine Kolleg:innen durchführen.

Im Zuge der Softwareeinführung des EXA-Moduls des Campusmanagementsystems HISinOne der HIS eG wird ein mehrstufiges KeyUser-Konzept entwickelt und dauerhaft installiert. So werden die reibungslose Einführung und die anschließende anwenderfreundliche Betreuung sämtlicher Nutzer:innen des EXA-Moduls im Regelbetrieb garantiert. Dieses Konzept umfasst neben der Etablierung von Schnittstellen zwischen Systembetreuung und Nutzer:innen ein Kommunikationskonzept für eine anwendernahe und IT-freundliche Unterstützung aller Stakeholder.

Beim IT-Migrationsprojekt wird das Ziel verfolgt, die Daten aus dem Altsystem einwandfrei und lückenlos in das Zielsystem zu integrieren und zu gewährleisten, dass alle datenabnehmenden Bereiche auch nach Vollendung der Migration effektiv mit Daten über die IT-Integrationsarchitektur versorgt werden.

Ein agiles Projektmanagement zeichnet sich vor allem durch Projekte, die ein hohes Maß an Agilität und Veränderbarkeit aufweisen, aus. Das Projektmanagement teilt das Projekt in mehrere Phasen ein, wobei jede Phase geprägt ist durch sukzessive Verbesserung und Fortschritt. Bei der Umsetzung werden die agilen Projektmethoden Scrum und Kanban herangezogen.
Scrum: Nach Klärung der Ziele und Anforderungen des Projekts werden die Aufgaben eigenverantwortlich unter den Teammitgliedern aufgeteilt. Regelmäßige Meetings helfen den Projektfortschritt zu überblicken. Die Teilprojekte werden in sogenannten Sprints (=Arbeitszyklus), in welchen die Teammitglieder Lösungen für die angesetzten Teilaufgaben erarbeiten.
Kanban hilft durch die Visualisierung von Workflows, Work-in-Progress-Limits und dem gesamten Workflow-Management, sowie durch Festsetzung von definierten Richtlinien, Arbeitsprozesse und Kollaboration im Team zu optimieren.
Feedback-Sitzungen runden ein agiles Projektmanagement ab.

Unter dem Begriff „Mini-Freeze“ versteht man, analog zum Begriff „Freeze“, eine kurze Pause. Innerhalb dieses Freeze finden keine Neuanlage oder Änderung von Prüfungen statt. Für das Sprachzentrum startet dieser „Mini-Freeze“ ab 4.10.2022. Für alle anderen Bereich ab dem 15.09.2022.

Unter dem Begriff "Freeze" versteht man die Pause der systemseitigen Umsetzung neuer FStuPOs / POen und damit auch die Studierbarkeit des neuen bzw. geänderten Studiengangs.

Vor Go-Live ist ein Zeitraum notwendig, in dem keine strukturellen Änderungen und Neuaufbauten im Altsystem vorgenommen werden.
Die Stabilität des Strukturbestandes der Prüfungsordnungen ermöglicht es, die Go-Live-Vorbereitung soweit voran zu treiben, dass die Down-Time zur Produktivsetzung minimiert werden kann.
Die Umsetzungspause ist erforderlich, um die personellen Ressourcen auf die Vorbereitungsarbeiten in HIS-GX und HISinOne, die Qualitätssicherung, Tests, Dokumentationen/Handreichungen und Schulungen zu konzentrieren. 
Die Gefahr eines ressourcenbedingten Umsetzungs-Staus ist vor und nach dem Freeze gegeben und bedarf diesbezüglich des Dialogs und der Koordination.

Die „Freeze“ – Phase wurde im Rahmen der Erstellung des Empfehlungskatalogs unter Einbeziehung der Fakultäten 2018 erarbeitet. Das Ziel des Empfehlungskatalogs ist die Unterstützung bei der Ausgestaltung von Studien- und Prüfungsordnungen durch Aufzeigen von gut abbildbaren Regeln und Modulstrukturen und Bewusstseinsschärfung für die Herausforderungen sowohl bei der systemseitigen Modellierung wie auch bei der Verwaltung von Studien- und Prüfungsordnungen. Der Empfehlungskatalog ist dem Namen nach auch als Empfehlung zu verstehen und enthält Hinweise und Empfehlungen für Strukturen und Regeln in Studien- und Prüfungsordnungen und nicht für Inhalt oder Wesen von Studiengängen.

Der Freeze ist damit Teil des Gesamtkonzepts (für das Campusmanagementsystem). Die Strategie wurde am 18. Oktober 2018 im Lenkungsausschuss vorgestellt und erhielt dort auch die Zustimmung. 
Im Anschluss wurde das Konzept des Freeze über die Vizepräsidentin in die Fakultäten und über den Campus-Dialog Folge 58 im Dezember 2018 in die gesamte Universität kommuniziert. 

Von dem Freeze betroffen sind Prüfungsordnungen (POen) völlig neuer Studiengänge und POen von weiterentwickelten Studiengängen, die unter einer neuen PO-Version geführt werden.
Eine neue systemseitige Version ist dann erforderlich, wenn sich bei einem Bestandsstudiengang Struktur und Regel ändern.
Bei ausschließlicher Änderung der Zugangsvoraussetzungen ist keine neue Version notwendig, aber zur Beurteilung ist eine frühzeitige Klärung erforderlich.
Erweiterungen in der Abbildung einer PO-Struktur (z. B. neue Module bei nicht in FStuPO definierten Wahlpflichtbereichen) erlauben grundsätzlich einen kürzeren zeitlichen Vorlauf (Vorlage bei PO-Abbilder:innen: spätestens Vorlesungsende Vorsemester).

Nicht betroffen vom Freeze sind die (Weiter-)Entwicklung neuer Studiengänge / FStuPOs und deren Gremiendurchläufe ohne systemseitige Umsetzung.
Zugleich gilt zu beachten, dass es zu Verzögerungen auch in diesem (Weiter-) Entwicklungsprozess kommen kann, da die vorprüfenden Stellen des Ablaufplans (v. a.  ZIM und Prüfungssekretariat) in der Phase des Freeze stark belastet sein werden.