Projektumfang
Der umfangreiche Prozess zur Einführung eines Campusmanagementsystems (CMS) zeichnet sich an der Projektstruktur ab, die charakterisiert ist durch enge Kontaktstellen zwischen Projektteam, Software-Anbieter, Fakultäten, Zentralen Einrichtungen und Studierenden.
Alle Beteiligten werden proaktiv und informativ eingebunden. Essenziell dabei ist der Informationsfluss untereinander. Um die Transparenz zur Einführung des neuen Systems zu erhöhen, kommt das KeyUser-Konzept zum Einsatz.
Der Projektumfang erschließt sich aus den Prozessen zur Verwaltung der Phasen des Studiums an einer Hochschule, dem sogenannten Student-Life-Cycle.
Prozessbereiche
Die einzelnen Prozessbereiche umfassen:
Im Campusportal, dem Online-Bewerbungsportal der Universität Passau, können sich Studieninteressierte um einen Studienplatz bewerben und sich für einen Studiengang einschreiben.
Zum Bewerbungsmanagement (APP) zählen:
- das Studienangebot
- die Selbstregistrierung und Eingabe der Studienwünsche durch Bewerber:innen
- die Feststellung der Eignung durch Sachbearbeiter:innen
- Auswahl und Zulassung der Bewerber:innen, ggf. unter Einbeziehung hochschulübergreifender Koordinierungsmechanismen
Nachdem Bewerber:innen den Studienplatz angenommen und den Immatrikulationsantrag gestellt haben, werden sie direkt dem Modul Studierendenmanagement (STU) zur Studierendenverwaltung zugewiesen.
Das Studierendenmanagement (STU) führt den Status der Studierenden und beinhaltet Prozesse wie Immatrikulation, Rückmeldungen, Exmatrikulation, Beurlaubung, Studiengangwechsel oder Adressänderung sowie das Management der Semestergebühren.
Nach der Immatrikulation unterstützt das Campusportal, die Studierenden während des gesamten Studiums.
Studiengangs- und Veranstaltungsmanagement sowie das Prüfungsmanagement ordnen sich in das Projekt EXA ein.
Zu den Aufgaben des Studiengangs- und Veranstaltungsmanagements zählen die Aufstellung der Regeln für das Studium (Curriculum Design), die Organisation der Module (inbegriffen Modulhandbücher für Studierende und Akkreditierung) sowie die gesamte Lehrplanung (inbegriffen Dozenten, Räume, Ausstattungen, Teilnehmerauswahl).
Das Migrationsprojekt der Universität Passau fokussiert die Einführung der Module für das Studiengangsmanagement (STG) und Prüfungsmanagement (PM) , welche Funktionen wie Abbildung von Prüfungsordnungen, Prüfungsanmeldung, Noteneingabe, Noteneinsicht für die Studierenden und Zeugniserstellung abwickeln. Perspektivisch löst das Prüfungsmanagement POS ab.
Business Intelligence (BI) schließt den Aufbauprozess eines Informationssystems mit ein, welches zur Verwaltung der Studenten- und Prüfungsdaten relevant ist. Dabei wird ein Business Intelligence System in HISinOne integriert, sodass eine vereinfachtere Bereitstellung statistischer Studenten- und Prüfungsdaten eingerichtet werden kann.
Ein erstes Ziel war es, die Prozesse Studieninformation, Bewerbung, Zulassung und Immatrikulation mit einer gleichzeitigen Prozessoptimierung bis Ende 2018 in ein neues System zu überführen. Dieses Ziel wurde erreicht.
Im Rahmen der bevorstehenden EXA-Einführung werden die Module für das Studiengangsmanagement (STG) und Prüfungsmanagement (PM) konfiguriert, aktive Studiengänge mit den dazugehörigen Leistungsdaten migriert wie auch die dazugehörigen Notenberechnungsregeln und Druckerzeugnisse abgebildet.
Aktuell erfolgt, zusammen mit den Fakultäten, die Prozesserhebung zum Studiengangs- und Prüfungsmanagement. Außerdem wird an einer Konsolidierung der Module gearbeitet.
Der inhaltliche Projektumfang setzt sich folglich aus folgenden Komponenten zusammen:
- zu migrierenden Studiengänge
- abzubildenden Notenberechnungsregeln
- zu migrierende Leistungsdaten
- Abzubildende Druckerzeugnisse
Besuchen Sie unser bereits produktives CMS für die Studienplatzbewerbung und den Zugang zu den eigenen Studierendendaten unter campus.uni-passau.de.
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